Behörighetsgenomgången
Granska åtkomster varje kvartal, beskriv vilket underlag som ska finnas vid kvittensen och låt en försenad genomgång gå vidare till den som svarar för IT-säkerheten, inte bara tillbaka till den som glömde.
Internkontroll
Få kontrollen att fungera i praktiken
Ge varje kontrollmoment en ansvarig, en rytm och ett spårbart kvitto. Kalends påminner i tid, låter en ersättare ta över vid frånvaro, flaggar det som blir försenat och sparar vad som gjordes, av vem och mot vilket underlag. Kontrollplanen blir arbete som faktiskt utförs och går att visa i efterhand.
- Ansvarig och ersättare
- Påminnelse och notis vid försening
- Kvitto som inte kan ändras
- Utfall per område
Kontrollen kan vara beslutad utan att fungera i praktiken
Kontrollplanen säger att behörigheter ska granskas varje kvartal och att leverantörer ska bedömas varje år. Men momenten finns i kalkylblad, mötesanteckningar och enskilda personers minne, och luckan syns först när revisorn eller ledningen frågar efter utfallet. Kontrollen var kanske genomförd, men ingen kan visa när, av vem eller mot vilket underlag.
Leverantörsbedömningen
Ge den årliga bedömningen en ansvarig, ett förfallodatum och ett kvitto som ligger kvar till nästa revision, även om den ansvariga har bytt roll under året.
Avstämningen som kräver fyra ögon
Låt månadens avstämning räknas som klar först när en andra person har godkänt den, som ekonomiska kontroller ofta kräver.
Vad ni vinner
Från kontrollplan till genomförande som kan visas
Direktivet beskriver vad området ska upprätthålla. Kontrollmomenten är de återkommande åtagandena som uppfyller direktivet, med ansvarig, rytm och kvitto.
Tydligt ansvar för varje kontroll
Varje kontrollmoment får en namngiven ansvarig och en ersättare vid frånvaro, och det som inte sker i tid syns som försenat tills det är gjort.
Ett kvitto som inte kan ändras
Kvittera med datum, anteckning och länk till underlaget. Kvittensen kan inte ändras i efterhand, den som hoppar över ett tillfälle måste ange skäl och en andra signatur kan krävas där det behövs.
Utfallet per område, med historiken bakom
Se andel i tid, försenade kontroller och trend per område. Klicka på siffran för att se kontrollmomentet, händelserna och underlaget bakom den.
Från direktiv till kontrollmoment
Kontrollen ligger på området, inte på en person
En kontrollplan beskriver vad som ska upprätthållas. Kalends lägger det som ett direktiv på området i organisationen och kopplar de återkommande kontrollmomenten som uppfyller direktivet. Ansvaret följer området när människor byts ut.
- 1
Direktivet säger vad som ska gälla
Till exempel att ingen har mer åtkomst än rollen kräver. Direktivet ligger på området IT-säkerhet och syns för alla som arbetar där.
- 2
Kontrollmomenten ser till att det efterlevs
Behörighetsgenomgången varje kvartal och att konton avslutas när någon slutar är åtagandena som gör direktivet till verklighet, med rytm, ansvarig och kvitto.
- 3
Ansvaret lever vidare när personer byts ut
Ersättaren tar över vid frånvaro. Är ingen namngiven på en kontroll är det områdets ansvariga som svarar för den, och en försenad kontroll syns i områdets utfall tills den är kvitterad.
Ansvarskarta
OrganisationIT-säkerhetBehörigheter
Stående direktiv
Ingen har mer åtkomst än rollen kräver
Åtaganden som uppfyller direktivet
Granska behörigheter varje kvartal
Avsluta konton när någon slutar
Ansvarskedja
AFrånvarande
Direkt ansvarig
Anna
JTar över
Ersättare
Johan
MNästa nivå
Områdesansvarig
Maria
Kontrollen fortsätter. Rytmen, ansvaret och kvittona består när personer kommer och går.
Utfallet redovisas per område. Den som svarar för området ser vilka kontroller som blivit försenade, kan bedöma om förseningen spelar roll och har mandat att se till att de blir gjorda.
Kvittot
Varje genomförande lämnar ett spår som inte kan ändras
När kontrollen kvitteras sparar Kalends vem som gjorde det, när, mot vilket underlag och med vilken anteckning. Kvittensen kan inte redigeras i efterhand. Det är skillnaden mellan att tro att kontrollen gjordes och att kunna visa det.
Underlaget beskrivs på kontrollen
Skriv vad som förväntas vid kvittensen, till exempel en länk till granskningsprotokollet. Beskrivningen visas för den som kvitterar och sparas med kvittot.
Fyra ögon där det krävs
Markera att kontrollmomentet kräver godkännande. Det räknas som klart först när en andra person har signerat.
Att hoppa över kräver ett skäl
Ett tillfälle som inte behövs kan hoppas över, men bara om ni anger ett skäl, som sparas i historiken.
Kvittot består
Kvittenser kan bara läggas till, aldrig ändras. Namn, tidpunkt, underlag och anledning ligger kvar till nästa revision.
Utfallet
Se var kontrollen håller och var den brister
Andel i tid, försenade kontroller, kontroller som förfaller inom 30 dagar och överhoppade tillfällen, per område och över tid. Från varje siffra kan ni gå vidare till kontrollmomenten och historiken bakom den, så att rapporten till ledningen eller revisorn aldrig behöver sammanställas för hand.
- Skilj en enstaka försening från ett återkommande mönster
- Jämför områden utan att samla in status från varje ansvarig
- Gå från siffran till kontrollmomentet, händelserna och underlaget
92 %
I tid
4
Försenade nu
17
Förfaller inom 30 d
3 %
Överhoppade
I tid
92 %
I tid
Andel i tid per månad
Andel i tid per område
Behörigheter95 % 1 försenad
Leverantörer88 % 2 försenade
Ekonomi97 % 0 försenade
↗Från varje siffra kan ni gå vidare till kontrollmomenten och historiken bakom den.
I produkten
Direktivet, kontrollmomenten och historiken på ett ställe
Samma kontrollmoment visas i lista, kalender, tidslinje och årshjul. Direktivet visar sin taktiska plan med utfall, och historiken visar varje genomförande med tidpunkt, person och underlag.
Direktivet med sin taktiska plan
Direktivet ligger på området och visar de kontrollmoment som ser till att det efterlevs, med andel i tid, försenade nu och förfaller inom 30 dagar.
Historiken bakom varje kontroll
Filtrera på område, direktiv, person eller period och se vad som gjordes, av vem och när. Samma vy är underlaget till revisionen och ledningens genomgång.
Bilderna är från den engelska produktversionen.
Så kommer ni igång
Från kontrollkrav till verifierbart genomförande
Börja med de kontroller som är kritiska, återkommande eller ofta svåra att följa upp. Resten av kontrollplanen kan följa efter hand.
- 1
Beskriv vad kontrollen ska säkerställa
Lägg ett direktiv på området, till exempel att ingen har mer åtkomst än rollen kräver. Flera kontrollmoment kan tillsammans upprätthålla samma direktiv.
- 2
Skapa de återkommande kontrollmomenten
Ange rytm och datum, ansvarig och ersättare samt påminnelser. Beskriv vilket underlag som ska finnas vid kvittensen och om en andra person ska godkänna.
- 3
Följ utfallet över tid
Se andelen genomfört i tid, förseningar och överhoppade tillfällen per område, och öppna historiken bakom varje mätetal inför revisionen eller ledningens genomgång.
Vanliga frågor
Vanliga frågor om internkontroll
Behöver alla kontrollmoment ha underlag?
Nej. För många moment räcker en bekräftelse. Beskriv på kontrollmomentet vilket underlag som förväntas när risk, regelverk eller er egen kontrollmodell kräver det. Beskrivningen visas för den som kvitterar och sparas tillsammans med kvittensen.
Vad händer när en kontroll blir försenad?
Den ansvariga påminns före förfallodagen, eller ersättaren vid frånvaro. Blir kontrollen försenad får den ansvariga och alla som är namngivna på den en notis. Kontrollen står kvar som försenad i områdets utfall, där den som svarar för området ser den, tills den är kvitterad.
Kan vi kräva att en andra person godkänner?
Ja. Markera att kontrollmomentet kräver godkännande, så räknas det som klart först när en andra person har signerat. Det passar ekonomiska kontroller och andra moment där fyra ögon är ett krav.
Vad händer om en kontroll inte behövs ett visst tillfälle?
Tillfället kan hoppas över, men bara om ni anger ett skäl. Skälet sparas i historiken, så att ett medvetet överhoppat tillfälle går att skilja från ett som glömdes bort.
Kan kvittenser ändras i efterhand?
Nej. Varje kvittens sparas med tidpunkt, person, anteckning och länk till underlaget och kan inte ändras i efterhand. Kommentarer under arbetets gång är separata och kan redigeras, men själva kvittot består.
Kan vi jämföra olika verksamhetsområden?
Ja. Andel i tid, försenade och överhoppade kontroller visas per område och över tid. Från varje siffra kan ni gå vidare till kontrollmomenten och historiken bakom den.
Hur får vi fram underlag till revisionen?
Filtrera historiken på ett område, ett direktiv, en person eller en period och se varje genomförande med tidpunkt, person, anteckning och underlag. Samma vy fungerar som underlag till ledningens genomgång.
Börja med en kontroll
Börja med en kontroll som måste fungera varje gång
Lägg in kontrollens syfte, rytm, ansvarig och vilket underlag som ska finnas. Följ nästa genomförande i Kalends och se om arbetssättet passar er internkontroll.