Fristen kommer långt före slutdatumet
Avtalet löper ut den 31 december, men sista dag att säga upp är den 2 oktober. Den som bara bevakar slutdatumet är tre månader för sent ute.
Avtalsbevakning
Inget avtal förlängs i det tysta
Kalends hittar uppsägningsfristerna i era avtal och påminner den ansvariga medan det fortfarande finns tid att förhandla. Vid frånvaro tar en ersättare över, och varje beslut sparas med datum och underlag.
Gratis i 30 dagar · Introduktionspris till årsskiftet · Läsare är alltid gratis
Därför passerar fristen obemärkt
Det handlar sällan om slarv.
Datumet gömmer sig i ett dokument
Klausulen står på sidan elva i ett avtal som ligger i en delad mapp, en pärm eller någons inkorg. Ingen öppnar det förrän det redan är för sent.
Bara en person hade koll på fristen
Påminnelsen låg i den personens kalender. Nu har personen semester, har bytt roll eller har slutat, och ingen annan vet att fristen finns.
Så fungerar det
Från avtalstext till fattat beslut
Kalends håller reda på det avtalet kräver av er, inte bara på datumet.
Läs in avtalet
Ladda upp avtalet, så hittar Kalends datumen
Kalends läser avtalet, som PDF eller Word, och tar fram uppsägningstider, förlängningar, slutdatum och indexjusteringar. Varje fynd visas med ett ordagrant citat och var i avtalet det står, och ingenting skapas förrän ni har granskat och bekräftat.
- Osäkra fynd är avmarkerade från början
- Varje åtagande får med sig fil och avsnitt
- Avtalet går till er egen AI-leverantör och sparas aldrig hos Kalends
Påminn i tid
Påminnelsen kommer medan ni fortfarande kan välja
Välj när arbetet ska börja, till exempel 90 dagar före fristen eller ett fast datum som den 1 oktober. Ett avtal som ska löpa vidare blir en avisering som påminner och sedan stänger sig själv. Ett avtal som ska sägas upp eller omförhandlas blir en uppgift som någon måste kvittera.
- Larmen betyder något, så ingen vänjer sig vid att stänga av dem
- Kritiska avtal hamnar överst i listan
- Blir uppgiften försenad får alla som är namngivna på den en notis
Ansvar och ersättare
Ansvaret finns kvar när människor kommer och går
Ett avtal löper ofta längre än en anställning. Därför ligger bevakningen på ett område i organisationen, med en direkt ansvarig och en ersättare. Är den ansvariga borta går påminnelser och pågående arbete till ersättaren, utan att det långsiktiga ansvaret flyttas.
- Är ingen namngiven svarar områdets ansvariga
- Registrera semester, sjukdom eller att någon slutar
- Samla avtalen under ett direktiv, till exempel att inget förlängs utan ett aktivt beslut
Spara beslutet
Om ett år vet ni vad som beslutades, och varför
Den ansvariga kvitterar med datum, anteckning och länk till underlaget. Kvittensen står kvar som den gjordes, och den som hoppar över ett tillfälle anger ett skäl. Historiken följer avtalet till nästa avtalsperiod och till nästa ansvariga.
- Kräv att en andra person godkänner beslut med ekonomisk betydelse
- Länka till underlaget där det redan ligger
- Se historiken bakom varje förlängning och uppsägning
Överblick
Hela avtalsåret på ett ställe
Samma bevakningar syns i lista, kalender, tidslinje och årshjul. Filtrera på området Avtal, en ansvarig eller en period, och spara vyn till nästa gång.
Förtroende
Avtalen stannar där de är
Kalends håller reda på det avtalet kräver av er. Själva avtalet behöver inte flytta.
Inget nytt avtalsarkiv
Kalends är inte ett avtalssystem. Avtalet och dess versioner ligger kvar där de ligger i dag, och bevakningen länkar dit.
Dokumentet stannar hos er
När Kalends läser ett avtal skickas det till organisationens egen AI-leverantör med er egen nyckel. Kalends sparar aldrig filen.
Historiken går att lita på
Varje kvittens sparas som den gjordes, med tidpunkt och person, och ingen kan ändra den i efterhand.
Byggt i Sverige
Kalends byggs i Sverige, och varje organisations data är avskild från andras på databasnivå.
Vanliga frågor
Frågor om avtalsbevakning
Hittar ni inte svaret?
Måste vi flytta våra avtal till Kalends?
Nej. Avtalet kan ligga kvar där det förvaras i dag. I Kalends lägger ni bevakningen och en länk till avtalet.
Kan Kalends läsa ut datumen ur avtalet åt oss?
Ja. Ladda upp avtalet som PDF eller Word, så föreslår Kalends uppsägningstider, förlängningar, slutdatum och indexjusteringar med ett ordagrant citat för varje fynd. Ni granskar, väljer ansvarig och bekräftar, och ingenting skapas automatiskt. Dokumentet skickas till organisationens egen AI-leverantör, och Kalends sparar det inte.
Vad händer om ingen agerar i tid?
En uppgift blir försenad. Den ansvariga och alla som är namngivna på den får en notis, och uppgiften står kvar som försenad i listor och översikter tills någon kvitterar eller hoppar över den. En avisering, till exempel för ett avtal som förnyas automatiskt, påminner bara och blir aldrig försenad.
Kan bevakningen flyttas vid frånvaro?
Ja. Registrera frånvaron, så går påminnelser och pågående arbete till ersättaren under perioden. Det långsiktiga ansvaret ligger kvar där det var.
Kan vi kräva att en andra person godkänner?
Ja. Markera att bevakningen kräver godkännande, så räknas den som klar först när en andra person har signerat. Det passar avtal där en uppsägning eller förlängning är ett beslut med ekonomisk betydelse.
Hur ser vi i efterhand vad som gjordes?
Varje kvittens sparas med tidpunkt, person, anteckning och länk till underlag och kan inte ändras i efterhand. Att hoppa över ett tillfälle kräver ett skäl. Historiken följer avtalet till nästa period och till nästa ansvariga.
Kan vi se vilka frister som närmar sig?
Ja. Lista, kalender, tidslinje och årshjul visar kommande bevakningar för ett område, en ansvarig eller en period, och ni kan spara vyn till nästa gång.
Kom igång
Börja med de fem avtal ni inte vill missa
Lägg in nästa uppsägningsfrist, ansvarig och ersättare för fem avtal. Då ser ni snabbt om arbetssättet passar er organisation.
Gratis i 30 dagar · Introduktionspris till årsskiftet · Läsare är alltid gratis
Ladda upp fem avtal
Kalends föreslår fristerna med citat ur avtalen.
Välj ansvarig och ersättare
Lägg bevakningarna på området Avtal.
Låt påminnelserna gå ut
Den första kommer i god tid före nästa frist.